Hi ha moltes maneres d'escriure una carta formal, però cap d'elles no és gaire difícil, simplement hem de saber quins són els esquemes perfectes per fer-les, saber el contingut que han de tenir, si és de presentació, si és de consulta o algunes de les regles bàsiques de les cartes formals.
Regles per escriure una carta formal.
El primer que hem de saber és que depèn de l'idioma, s'han de seguir unes regles o d'altres, com per exemple, en anglès hi ha una sèrie de convencions que cal fer servir en escriure una carta formal o comercial.
Però el que sí que tenen tots els idiomes són unes regles bàsiques i clares, aquestes són:
- Escriu de manera simple.
- Escriu de manera clara i directa.
- No allargueu més la carta del necessari.
- No utilitzeu llenguatge informal.
Pel que fa a les regles bàsiques per enviar la carta hem de tenir clara dues coses, que la direcció del remitent s'ha d'escriure a la part superior dreta de la carta i que l'adreça de la persona que escriu s'ha d'escriure a l'esquerra començant sota la direcció. També hem de saber que hi ha dos tipus de salutacions a la carta formal:
- Benvolgut senyor o senyora: si no sap el nom de la persona a qui escriu la carta.
- Benvolgut Sr.Sanchez: si coneix el nom de la persona ha de fer servir el títol Sr, Sra, Senyoreta, Dr i el cognom.
També ens hem d'acomiadar amb un:
- Seu fidelment: si coneix el nom de la persona.
- Atentament: si coneixeu el nom de la persona.
- La seva signatura: si no coneix la persona.
Esquemes
El contingut duna carta formal sha de dividir en paràgrafs.
El primer paràgraf ha de ser breu i indicar el propòsit de la carta, ja sigui fer una consulta, presentar una queixa o demanar alguna cosa. Si és una carta de presentació en aquest paràgraf s'identifiqui breument i el lloc que sol·licita. Si és una carta de consulta presenti's breument i la raó per la qual escriu.
El paràgraf que situem al mig de la carta ha de contenir la informació rellevant. Simplement conteu allò essencial i concentreu-vos en organitzar-la de forma clara. Si és una carta de presentació indiqueu els motius pels quals esteu interessats a treballar per a l'empresa i per què heu de considerar-ho per al lloc. Si és una carta de consulta mostri per què la seva empresa en particular us interessa, esmenteu les seves qualificacions i experiència.
El últim paràgraf heu d'indicar quina acció espera que el destinatari prengui, ja sigui reemborsar, enviar-li informació o respondre-li amb una altra carta. Si és una carta de presentació brindi la seva disponibilitat per a l'entrevista, agraeixi la seva consideració i reafirmi interès. Si és na carta de consulta agraïu la lectura, expliqueu la vostra disponibilitat per a l'entrevista i reafirmeu el vostre entusiasme per la vostra companyia.
