Ci-dessous nous vous montrons comment utiliser Microsoft Teams, l'outil bureautique en ligne populaire de Microsoft pour des réunions virtuelles, que ce soit via des cours en ligne ou dans le cadre d'une entreprise. Et ce service inclus dans Microsoft 365 propose de nombreuses solutions pour tout type de activité en ligne dans un groupe, que ce soit au niveau professionnel, commercial ou éducatif, avec la possibilité de réaliser et de suivre cours virtuels par voie électronique, tous idéaux en période de confinement à distance sociale. Par conséquent, nous vous montrons ci-dessous comment utiliser Équipes Microsoft, ses principaux outils et ses meilleures astuces.
Comment utiliser Microsoft Teams pour vos cours et réunions virtuelles
Index des matières
- Principales options de Microsoft Teams
- Comment rechercher un utilisateur et ouvrir un chat
- Comment créer une discussion avec plusieurs utilisateurs
- Comment partager l'écran
- Comment configurer la caméra et les écouteurs lors d'un appel
- Comment créer une réunion
- Comment ajouter et supprimer des membres de l'équipe
- Comment envoyer des messages à l'aide de balises
- Comment marquer les messages favoris comme non lus
- Comment passer au texte enrichi
- Comment activer le mode Ne pas déranger
- Principaux raccourcis clavier
Principales options de Microsoft Teams
Microsoft Teams propose différents outils de communication en ligne qui permettent à des groupes de personnes de réaliser des activités ensemble par voie électronique. Certaines des principales fonctionnalités incluses par Microsoft Teams sont :
- Appels
- Contrôle à distance par appel
- Appels vidéo
- Partager des fichiers
- Discussions multi-utilisateurs
Ainsi, le menu principal de Microsoft Teams se situe dans un colonne située à gauche de l'écran et comprend les sections suivantes :
- Activité | Grâce à cette option, vous pouvez voir les commentaires et les réponses faites par les membres de l'équipe ou les appels manqués entre utilisateurs.
- Chat | Affiche les conversations entre les membres du même groupe, ainsi que les appels passés.
- Équipement | Accès direct à nos conversations avec les autres membres du groupe.
- Réunions | Possibilité de créer des réunions virtuelles avec d'autres membres du groupe, même avec d'autres utilisateurs qui n'ont pas Microsoft Teams.
- Des dossiers | Accès direct aux fichiers récemment partagés.
- Plus loin | Accès pour installer des applications externes à partir du Microsoft Store.
Comment rechercher un utilisateur et ouvrir un chat
En haut de Microsoft Teams, nous trouverons le barre de recherche principale; Il vous suffit d'écrire le nom de l'utilisateur avec lequel vous souhaitez démarrer une conversation pour qu'il apparaisse dans la rubrique Contacts.
Dans tous les chats, nous pouvons effectuer quatre actions de base, à savoir :
- Appel vidéo
- Appel audio
- Partager l'écran
- Ajouter des participants
Comment créer une discussion avec plusieurs utilisateurs
Si vous souhaitez ouvrir une discussion avec plusieurs utilisateurs, il vous suffit de cliquer sur le bouton option pour créer une nouvelle discussion en haut à gauche de l'écran, pour choisir l'option créer une discussion avec plusieurs utilisateurs, ajoutez un nom pour la nouvelle discussion de groupe et enfin ajoutez les participants de la liste de contacts Microsoft Teams.
Comment partager l'écran
L'un des outils les plus utiles de Microsoft Teams est la possibilité de partager l'écran, soit sans appel, soit via un appel vidéo. Pour ce faire, il vous suffit d'appuyer sur l'option Partager l'écran dans un chat et choisissez l'écran que vous souhaitez partager :
- bureau
- Fenêtre
L'autre utilisateur recevra une notification pour voir l'écran ; il vous suffit de cliquer sur Accepter le partage d'écran.
Il est également possible de partager l'écran lors d'un appel et donner le contrôle de la session à l'autre utilisateur, un outil très utile pour résoudre des problèmes électroniquement ; Cependant, nous recommandons d’utiliser cet outil uniquement avec des utilisateurs de confiance. Pour ce faire, il suffit de partager un bureau avec l'autre utilisateur via l'option Abandonnez le contrôle. A tout moment, nous pouvons retirer le contrôle à l'autre utilisateur ou arrêter la présentation.
Comment configurer la caméra et les écouteurs lors d'un appel
Une fois un appel ou un appel vidéo passé, nous pouvons configurer à la fois l'appareil photo et les écouteurs ou haut-parleurs; Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le icône de roue dentée dans le menu d'appel pour ouvrir une fenêtre avec les options suivantes :
- Appareils audio | Choisissez l'appareil que vous utilisez pour l'audio.
- Conférencier | Choisissez les haut-parleurs ou les écouteurs à travers lesquels vous souhaitez écouter l'audio.
- Microphone | Choisissez le microphone comme celui du casque.
- Caméra | Choisissez la caméra que vous utiliserez lors de l'appel vidéo.
Comment créer une réunion
Si vous souhaitez créer une réunion dans Microsoft Teams, il vous suffit de cliquer sur l'icône Réunions dans la colonne à gauche de l'écran et cliquez sur l'option Planifier une réunion; Vous pouvez maintenant configurer les sections suivantes :
- Qualification | Ajoutez le titre ou le sujet de la réunion.
- Commencer | Choisissez le jour et l'heure de début et de fin de la réunion.
- Fuseau horaire | Ajoutez le fuseau horaire dans lequel la réunion aura lieu.
- Détails | Ajoutez des commentaires (facultatif).
- Sélectionnez une chaîne pour rencontrer | Ajoutez une équipe pour organiser la réunion.
- Inviter des gens | Ajoutez l'e-mail pour ajouter des participants.
- Organisateur | Utilisateur qui crée et organise la réunion.
- Assistants | Utilisateurs ayant accepté d'assister à la réunion.
Les utilisateurs invités recevront un e-mail avec les détails de la réunion ; Pour y accéder il vous suffit de cliquer sur Rejoignez la réunion Microsoft Teams.
Comment ajouter et supprimer des membres de l'équipe
À de nombreuses reprises, il est nécessaire de restructurer les membres d'un groupe ou d'une équipe Microsoft Teams, soit parce que certains quittent le projet, soit parce que d'autres le rejoignent. Dans tous les cas, il vous suffit de cliquer sur le icône de points de suspension pour ouvrir le menu et sélectionner Gérer les équipes. Cela ouvrira une fenêtre avec tous les utilisateurs ; Pour supprimer des membres, cliquez simplement sur le X sur le côté droit de chaque nom et pour ajouter, utilisez simplement l'option Ajouter un membre pour ajouter de nouveaux utilisateurs.
Comment envoyer des messages à l'aide de balises
Dans des groupes comprenant de nombreux utilisateurs, il peut être compliqué de communiquer avec quelqu'un et, à leur tour, le reste des participants est au courant des messages. Pour une meilleure organisation il y a messages avec des étiquettes ou des balises; L'administrateur d'un groupe peut attribuer des étiquettes aux différents membres pour envoyer des messages directs et s'assurer qu'ils les lisent pendant que le reste des utilisateurs les ont également à leur portée.
Comment marquer les messages favoris comme non lus
Parmi des centaines de messages, il est possible que nous ne puissions pas répondre à un message à un moment donné, mais nous avons peur de le perdre parmi tant de messages. Heureusement, nous pouvons les ajouter à nos favoris pour les lire plus tard ; Pour ce faire, faites défiler le haut du message pour accéder aux options et sélectionnez Ellipses – Marquer comme non lu.
Comment passer au texte enrichi
Il est également possible de mettre en avant un message que vous considérez comme important grâce à un texte enrichi ; Pour cela, dans la fenêtre de message, cliquez sur l'icône lettre Une icône avec un pinceau juste en dessous pour activer le mode texte enrichi. Grâce à ce format, il est possible de changer la couleur et la taille de la police, de la mettre en gras ou en italique, des listes numérotées et bien plus encore, comme s'il s'agissait d'un traitement de texte basique.
Comment activer le mode Ne pas déranger
En cours d'écriture je crois dans la barre de recherche Teams, toutes les alertes, pop-ups et notifications s'arrêteront, le moment idéal pour faire une pause et éviter d'être dérangé par qui que ce soit pendant un moment. Pour être à nouveau disponible, il vous suffit d'écrire Je suis disponible.
Principaux raccourcis clavier
En tapant la commande Je touches Dans la barre de recherche Teams, vous verrez tous les raccourcis clavier disponibles :
Général
- Allez dans Rechercher | Ctrl+E
- Voir les commandes | Ctrl+Slash (/)
- Aller à | Ctrl+G
- Démarrer une nouvelle discussion | Ctrl+N
- Ouvrir les paramètres | Ctrl+virgule (,)
- Ouvrir l'aide | F1
- Fermer | Échap
- Zoomer| Ctrl+signe égal (=)
- Zoom arrière | Ctrl+signe moins (-)
La navigation
- Activité ouverte | Ctrl+1
- Ouvrir le chat | Ctrl+2
- Équipes ouvertes | Ctrl+3
- Ouvrir le calendrier | Ctrl+4
- Appels ouverts | Ctrl+5
- Ouvrir des fichiers | Ctrl+6
- Aller à l'élément précédent dans une liste | Alt gauche + Flèche haut
- Aller à l'élément suivant dans une liste | Alt gauche + Flèche vers le bas
- Déplacer l'équipement sélectionné vers le haut | Ctrl+Maj+flèche vers le haut
- Déplacer l'équipement sélectionné vers le bas | Ctrl+Maj+Flèche vers le bas
- Aller à la section précédente | Ctrl+Maj+F6
- Aller à la section suivante | Ctrl+F6
Réunions et appels
- Accepter un appel vidéo | Ctrl+Maj+A
- Accepter un appel audio | Ctrl+Maj+S
- Rejeter l'appel | Ctrl+Maj+D
- Démarrer un appel audio | Ctrl+Maj+C
- Démarrer un appel vidéo | Ctrl+Maj+U
- Activer ou désactiver le son | Ctrl+Maj+M
- Activer ou désactiver la vidéo | Ctrl+Maj+O
- Filtrer la liste actuelle | Ctrl+Maj+F
- Accédez à la barre d'outils de partage | Ctrl+Maj+barre d'espace
