Hay muchas formas de escribir una carta formal, pero ninguna de ellas es muy díficil, simplemente debemos saber cuáles son los esquemas perfectos para hacerlas, saber el contenido que deben tener, si es de presentación, si es de consulta o algunas de las reglas básicas de las cartas formales.
Reglas para escribir una carta formal.
Lo primero que debemos saber es que depende del idioma, se deben seguir unas reglas u otras, como por ejemplo, en inglés hay una serie de convenciones que deben usarse al escribir una carta formal o comercial.
Pero lo que si tienen todos los idiomas son unas reglas básicas y claras, estas son:
- Escribe de forma simple.
- Escribe de forma clara y directa.
- No alargue más la carta de lo necesario.
- No use lenguaje informal.
En cuanto a las reglas básicas para enviar la carta debemos tener clara dos cosas, que la dirección del remitente debe escribirse en la esquina superior derecha de la carta y que la dirección de la persona que escribe debe escribirse a la izquierza comenzando debajo de su dirección. También debemos saber que hay dos tipos de saludos en la carta formal:
- Estimado señor o señora: si no sabe el nombre de la persona a la que escribe la carta.
- Estimado Sr.Sanchez: si conoce el nombre de la persona debe usar el título Sr, Sra, Señorita, Dr y el apellido.
También debemos despedirnos con un:
- Suyo fielmente: si conoce el nombre de la persona.
- Atentamente: si conoce el nombre de la persona.
- Su firma: si no conoce a la persona.
Esquemas
El contenido de una carta formal se debe dividir en párrafos.
El primer párrafo debe ser breve e indicar el propósito de la carta, ya sea hacer una consulta, presentar una queja o solicitar algo. Si es una carta de presentación en este párrafo identifiquese brevemente y el puesto que solicita. Si es una carta de consulta presentese brevemente y la razón por la que escribe.
El párrafo que sitúamos en el medio de la carta debe contener la información relevante. Simplemente cuente lo esencial y concéntrese en organizarla de forma clara. Si es una carta de presentación indique los motivos por los cuales está interesado en trabajar para la empresa y por qué deben considerarlo para el puesto. Si es una carta de consulta muestre por qué su empresa en particular le interesa, mencione sus calificaciones y experiencia.
El último parrafo debe indicar que acción espera que el destinatario tome, ya sea reembolsar, enviarle información o responederle con otra carta. Si es una carta de presentación brinde su disponibilidad para la entrevista, agradezca su consideración y reafirme interés. Si es na carta de consulta agradezca la lectura, explique su disponibilidad para la entrevista y reafirme su entusiasmo por su compañía.
