A continuación te mostramos cómo usar Microsoft Teams, la popular herramienta ofimática online de Microsoft para reuniones virtuales, ya sea a través de clases en línea o de ámbito empresarial. Y es que este servicio incluido en Microsoft 365 ofrece numerosas soluciones para cualquier tipo de actividad online en grupo, ya sea a nivel profesional o de empresa o educativo, con la opción de llevar a cabo y asistir a clases virtuales de forma telemática, todas ellas ideales en momentos de confinamiento de distancia social. Por ello, a continuación te enseñamos cómo usar Microsoft Teams, sus principales herramientas y sus mejores trucos.
Cómo usar Microsoft Teams para tus clases virtuales y reuniones
Índice de contenidos
- Principales opciones de Microsoft Teams
- Cómo buscar un usuario y abrir un chat
- Cómo crear un chat con varios usuarios
- Cómo compartir pantalla
- Cómo configurar cámara y auriculares en una llamada
- Cómo crear una reunión
- Cómo añadir y eliminar miembros del equipo
- Cómo enviar mensajes mediante etiquetas
- Cómo marcar mensajes destacados a no leídos
- Cómo cambiar a texto enriquecido
- Cómo activar el modo no molestar
- Principales atajos de teclado
Principales opciones de Microsoft Teams
Microsoft Teams ofrece diferentes herramientas de comunicación online que permiten a grupos de personas realizar actividades en conjunto de forma telemática. Algunas de las características principales que incluye Microsoft Teams son:
- Llamadas
- Control remoto a través de una llamada
- Videollamadas
- Compartir archivos
- Chats de múltiples usuarios
Así, el menú principal de Microsoft Teams se encuentra en una columna situada a la izquierda de la pantalla e incluye los siguientes apartados:
- Actividad | Gracias a esta opción se pueden ver los comentarios y respuestas que han hecho los miembros de un equipo o las llamadas perdidas entre usuarios.
- Chat | Muestra las conversaciones entre miembros de un mismo grupo, así como las llamadas realizadas.
- Equipos | Acceso directo a nuestras conversaciones con otros miembros del grupo.
- Reuniones | Opción para crear reuniones virtuales con otros miembros del grupo, incluso con otros usuarios que no tengan Microsoft Teams.
- Archivos | Acceso directo a los archivos compartidos recientemente.
- Más | Acceso a la instalación de aplicaciones externas desde la tienda de Microsoft.
Cómo buscar un usuario y abrir un chat
En la parte superior de Microsoft Teams encontraremos la barra principal de búsqueda; tan solo tienes que escribir el nombre del usuario con el que quieres iniciar un chat para que aparezca en el apartado Contactos.
En todos los chats podemos realizar cuatro acciones básicas, que son:
- Videollamada
- Llamada de audio
- Compartir la pantalla
- Añadir participantes
Cómo crear un chat con varios usuarios
Si quieres abrir un chat con varios usuarios tan solo debes pulsar sobre la opción de crear nuevo chat en la parte superior izquierda de la pantalla, para así elegir la opción de crear chat con varios usuarios, añadir un nombre para el nuevo chat grupal y por último añadir los participantes de la lista de contactos de Microsoft Teams.
Cómo compartir pantalla
Una de las herramientas más útiles de Microsoft Teams es la posibilidad de compartir pantalla, ya sea sin llamada o a través de una videollamada. Para ello, tan solo es necesario pulsar la opción Compartir pantalla en un chat y elegir la pantalla que quieres compartir:
- Escritorio
- Ventana
El otro usuario recibirá una notificación para ver la pantalla; tan solo tiene que pulsar sobre Acepte la pantalla compartida.
También es posible compartir pantalla en una llamada y ceder el control de la sesión al otro usuario, una herramienta muy útil para solucionar problemas de forma telemática; eso sí, solo recomendamos usar esta herramienta con usuarios de confianza. Para ello, tan solo debemos compartir escritorio con el otro usuario a través de la opción Ceder el control. En cualquier momento podremos quitar el control al otro usuario o detener la presentación.
Cómo configurar cámara y auriculares en una llamada
Una vez realizada una llamada o videollamada, podemos configurar tanto la cámara como los auriculares o altavoces; para ello tan solo debemos pulsar sobre el icono de la rueda dentada en el menú de la llamada para abrir una ventana con las siguientes opciones:
- Dispositivos de audio | Elige el dispositivo que usas para el audio.
- Altavoz | Elige los altavoces o ariculares por los que quieres escuchar el audio.
- Micrófono | Elige que el micrófono sea el de los auriculares.
- Cámara | Elige la cámara que usarás en la videollamada.
Cómo crear una reunión
Si quieres crear una reunión en Microsoft Teams tan solo tienes que pulsar sobre el icono Reuniones de la columna de la izquierda de la pantalla y pulsar sobre la opción Programar una reunión; ahora ya puedes configurar los siguientes apartados:
- Título | Añade el título o temática de la reunión.
- Iniciar | Elige el día y la hora del inicio y final de la reunión.
- Zona horaria | Añade la zona horaria en la que tendrá lugar la reunión.
- Detalles | Añade comentarios (opcional).
- Seleccionar un canal donde reunirse | Añade un Team para organizar la reunión.
- Invitar a personas | Añade el correo para añadir a los participantes.
- Organizador | Usuario que crea y organiza la reunión.
- Asistentes | Usuarios que han aceptado asistir a la reunión.
Los usuarios invitados recibirán un correo con los detalles de la reunión; para acceder a ella tan solo es necesario pulsar sobre Join Microsoft Teams Meeting.
Cómo añadir y eliminar miembros del equipo
Es muchas ocasiones es necesario reestructurar los miembros de un grupo o equipo de Microsoft Teams, ya sea porque unos abandonan el proyecto o porque otros entran. En cualquier caso, tan solo es necesario pulsar sobre el icono de los puntos suspensivos para abrir el menú y seleccionar Administrar equipos. Así se abrirá una ventana con todos los usuarios; para eliminar miembros tan solo pulsa sobre la X de la parte de la derecha de cada nombre y para añadir tan solo usa la opción Agregar miembro para añadir nuevos usuarios.
Cómo enviar mensajes mediante etiquetas
En grupos de muchos usuarios puede ser un caos comunicarse con alguien y, a su vez, que el resto de participantes están al tanto de los mensajes. Para una mejor organización están los mensajes con etiquetas o tags; y es que el administrador de un grupo puede asignar etiquetas a los diferentes miembros para enviar mensajes directos y asegurarse de que los lean mientras el resto de usuarios también los tengan a su alcance.
Cómo marcar mensajes destacados a no leídos
Entre centenares de mensajes, es posible que no podamos atender un mensaje en un momento determinado, pero tengamos miedo de perderlo entre tantos mensajes. Por suerte podemos marcarlos para leerlos más tarde; para ello, desplázate sobre la parte superior del mensaje para acceder a las opciones y selecciona Elipses – Marcar como no leído.
Cómo cambiar a texto enriquecido
También es posible destacar un mensaje que consideres importante a través del texto enriquecido; para ello, en la ventana de mensajes, pulsa sobre el icono de la letra A con un pincel justo debajo para activar el modo de texto enriquecido. Gracias a dicho formato, es posible cambiar el color y el tamaño de la fuente, poner negrita o cursiva, listas numeradas y mucho más, como si de un procesador de texto básico de tratara.
Cómo activar el modo no molestar
Al escribir I dnd en la barra de búsquedas de Teams, todas las alertas, ventanas emergentes y notificaciones se detendrán, el momento ideal para descansar y evitar que nadie te moleste durante un rato. Para volver a estar disponible tan solo es necesario escribir I disponible.
Principales atajos de teclado
Al escribir el comando I keys en la barra de búsqueda de Teams verás todos los atajos de teclado disponibles:
General
- Ir a Buscar | Ctrl+E
- Ver comandos | Ctrl+Barra diagonal (/)
- Ir a | Ctrl+G
- Comenzar un nuevo chat| Ctrl+N
- Abrir Configuración | Ctrl+coma (,)
- Abrir la Ayuda | F1
- Cerrar | Esc
- Acercar| Ctrl+signo igual (=)
- Alejar | Ctrl+signo menos (-)
Navegación
- Abrir Actividad | Ctrl+1
- Abrir Chat | Ctrl+2
- Abrir Equipos | Ctrl+3
- Abrir Calendario | Ctrl+4
- Abrir Llamadas | Ctrl+5
- Abrir Archivos | Ctrl+6
- Ir al elemento anterior de una lista | Alt izq+flecha arriba
- Ir al elemento siguiente de una lista | Alt izq+flecha abajo
- Mover el equipo seleccionado hacia arriba | Ctrl+Mayús+flecha arriba
- Mover el equipo seleccionado hacia abajo | Ctrl+Mayús+flecha abajo
- Ir a la sección anterior | Ctrl+Mayús+F6
- Ir a la sección siguiente | Ctrl+F6
Reuniones y llamadas
- Aceptar videollamada | Ctrl+Mayús+A
- Aceptar llamada de audio | Ctrl+Mayús+S
- Rechazar llamada | Ctrl+Mayús+D
- Iniciar llamada de audio | Ctrl+Mayús+C
- Iniciar videollamada | Ctrl+Mayús+U
- Activar o desactivar audio | Ctrl+Mayús+M
- Activar o desactivar vídeo | Ctrl+Mayús+O
- Filtrar lista actual | Ctrl+Mayús+F
- Ir a la barra de herramientas de uso compartido | Ctrl+Mayús+barra espaciadora
